Para ter sucesso profissional, você deve ter habilidades de comunicação eficazes. Caso contrário, perderá muitas oportunidades.
O mesmo acontece com um gerente de projetos, que necessita ter habilidades de comunicação para implementar os objetivos do projeto.
Os gerentes de projetos que se comunicam bem também têm maior probabilidade de se tornarem bons solucionadores de problemas, o que é uma habilidade essencial para funcionar em um ambiente adversos nos projetos; tendo em vista que, em uma equipe de projetos, você poderá ter pessoas com culturas diferentes da sua.
Os gerentes de projetos que mostram aptidão para a comunicação verbal e escrita também têm maior probabilidade de progredir na hierarquia corporativa. A comunicação eficaz entre gerentes e equipe é um requisito para que um projeto seja bem-sucedido.
Importância da Comunicação
Figura 1: A importância da comunicação.
Segundo o Guia PMBOK (Figura 1), o gerente de projetos gasta 90% do seu tempo realizando alguma atividade comunicativa. Exatamente por isso, percebe-se a importância desse assunto.
Leia esse artigo até o fim porque você irá descobrir a importância de comunicação para o seu sucesso profissional.
Melhores relações com a equipe
Os melhores gerentes de projetos entendem a necessidade de construir alianças e de se comunicar em todos os níveis da organização. Habilidades de comunicação eficazes são essenciais para quebrar barreiras, o que promove a atmosfera colaborativa de que uma organização precisa para prosperar.
Gerentes de projetos astutos aceitam essa realidade, mas podem adaptar seu próprio estilo de comunicação para motivar a equipe a alcançar o resultado desejado.
Ganhos de Produtividade
Que se perceba ou não, os gerentes de projetos são a base dos esforços de produtividade de uma empresa. Os gerentes devem articular estratégias e planos com clareza para que a equipe do projeto saiba o que fazer e como a empresa prevê que sejam realizados. Ao mesmo tempo, cada membro da equipe deve compreender seu papel e por que sua tarefa específica é tão importante. Se o gerente não conseguir fazer isso, a equipe ficará complacente e menos interessada em seu projeto.
Conflitos em projetos
Onde existirem pessoas juntas, existirão conflitos, isso é fato. Os conflitos são prováveis porque cada pessoa tem o seu próprio objetivo. Para mitigá-los, o gerente de projeto deve ter boas habilidades para gerenciar conflitos, que são essenciais para os gerentes que desejam ter sucesso neste ambiente.
Habilidades para resolver problemas
Comunicação eficaz e habilidades de resolução de problemas andam de mãos dadas. Os colaboradores que participam dos projetos procuram os gerentes em busca de orientação para resolver seus problemas. Um gerente de projeto que não tem reputação, no entanto, dificilmente ganhará a confiança de que precisa para lidar com conflitos dos membros do seu time. O não atendimento a essas situações, por sua vez, compromete a produtividade do projeto e a capacidade de cumprir seu objetivo.
No dia a dia, percebe-se que o sucesso de uma pessoa está ligado a sua habilidade de comunicação. Saber se comunicar, seja em entrevistas de emprego, no trabalho, ou em um projeto destaca aqueles profissionais que sabem se expressar com destreza.
As comunicações representam uma parte essencial da atividade humana e podem fazer grande diferença na vida de um gerente de projetos. O relacionamento interpessoal implica em uma relação social, ou seja, um conjunto de comportamentos que orientam as interações entre membros de um grupo.
Jon Morrow, CEO da Smart Blogger, afirma que durante a nossa vida, somos instruídos quanto a normas de conduta perante pessoas, situações, e em determinados contextos. Apesar disso, a conduta não possui um protocolo a ser seguido, uma vez que está diretamente ligada a fatores culturais e sociodemográficos.
O que você deve fazer para se comunicar melhor?
● Descubra os interesses dos seus colaboradores. A primeira coisa que você tem que fazer é conversar com cada membro da sua equipe e perguntar: o que posso fazer por você, para que você realize seus sonhos? Isso é o gatilho da reciprocidade – você tem que mostrar para os membros da sua equipe que irá ajudá-los a realizarem seus sonhos. Depois, você terá um aliado para resolver os seus projetos.
● Garantir união e harmonia da equipe. É essencial fazer todos entenderem como cada um pode colaborar com o desenvolvimento do projeto, deixando as divergências de lado.
● Prepare seu sucessor. Um bom líder é aquele que sabe preparar alguém que possa substitui-lo. Isso é fundamental para que o líder possa assumir desafios maiores.
Importância das habilidades Interpessoais
Devido a importância das habilidades interpessoais o PMI® – Project Management Institute, é uma organização sem fins lucrativos que tem como objetivo disseminar as melhores práticas de gerenciamento de projetos em todo o mundo, no Guia PMBOK® Sexta Edição, sugere que o gerente de projetos deve ter habilidades interpessoais para ajudar a desenvolver a equipe que é:
“o processo de melhoria de competências, da interação da equipe e do ambiente geral da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. O principal benefício deste processo é que resulta em trabalho de equipe melhorado, habilidades interpessoais e competências aprimoradas, funcionários motivados, taxas reduzidas de rotatividade de pessoal e melhoria geral do desempenho do projeto. Esse processo é realizado ao longo do projeto”.
Habilidades Necessárias para um Gerente de Projetos
O Quadro 1 lista quais são as principais habilidades críticas necessárias para um gerente de projetos se desenvolver, a saber: Gerenciamento Técnico de Projetos, Liderança e Gerenciamento Estratégico e de Negócios.
Das habilidades de Gerenciamento Técnico, destacam-se a necessidade de se conhecer Técnicas de Compilação de Requisitos, isto é, processo de traduzir e compreender os requisitos do projeto. Passando por Gerenciamento de riscos e Gerenciamento de escopo do projeto.
Da habilidade “liderança” será necessário desenvolver as capacidades de Negociação, Gerenciamento de Conflitos, Motivação, Inteligência Emocional, Comunicação e saber dar Feedback, que são habilidades fundamentais na capacidade de orientar, motivar e dirigir uma equipe.
Segundo o professor Frederico Aranha: Lidar com pessoas é uma grande parte do papel de um líder, que envolve conhecer e conviver com pessoas. O líder de projetos deve entender dos comportamentos e as motivações das pessoas. A liderança eficaz é crucial para o sucesso dos projetos nas organizações.
A habilidade “Gerenciamento Estratégico e de Negócios” envolve a capacidade de identificar a visão geral de alto nível da organização e de implementar decisões e ações que apoiam o alinhamento estratégico. Para usar essa habilidade, será necessário que o gerente de projetos tenha a capacidade de penetração e sagacidade para compreender o negócio da organização. Inclusive, deve ter conhecimento de finanças, marketing e operações.
Habilidades Interpessoais Críticas
Quadro 1 – Exemplos de habilidades interpessoais críticas. Fonte: PMI-SP.
5 habilidades de comunicação que você não pode ignorar
Existem dezenas de diferentes habilidades de comunicação para você se aprimorar, todavia gostaria destacar as cinco principais habilidades de comunicação. Essas 5 habilidades são absolutamente necessárias para uma comunicação bem-sucedida no seu projeto ou na vida privada, a saber:
1. Ouvir
Ouvir é um dos aspectos mais importantes da comunicação. Ouvir com sucesso não é apenas compreender a informação falada ou escrita, mas também compreender como o falante se sente durante a comunicação.
Se um emissor, de uma mensagem, pode ver e sentir que você está ouvindo e entendendo, isso pode ajudar a construir uma relação mais forte e mais profunda entre os interlocutores. Ouvir com atenção também pode criar um ambiente no qual todos se sintam seguros para expressar ideias, opiniões e sentimentos, ou planejar e resolver problemas de forma criativa.
2. Dar atenção ao emissor
A conversa é a base da comunicação e não se deve negligenciar sua importância. Mesmo uma conversa simples e amigável com colegas pode construir confiança mútua e até mesmo detectar problemas antes que se tornem sérios.
Uma boa dose de bate-papo com uma pessoa desconhecida pode levar a uma oportunidade de negócio. Seja acessível e amigável, pois assim você poderá conversar com quase qualquer pessoa.
3. Comunicação não verbal
Quando falamos sobre coisas que são importantes para nós, enviamos muitas mensagens não-verbais.
Os sinais não verbais são comunicação sem palavras, tais como posição corporal, expressão facial, movimentos das mãos, gestos, contato visual, atitude e tom de voz, tensão muscular e a maneira como nós respiramos.
A maneira como você olha, ouve, cria, reage, gesticula, fala muito mais sobre os sentimentos do que as palavras jamais serão capazes.
Por que as habilidades de comunicação não verbal são importantes?
Porque, de acordo com a pesquisa da Salesforce sobre comunicação interpessoal, 93% da comunicação é não verbal. Na comunicação, tem-se o impacto total da mensagem = palavras (7%) + paralingual (38%) + Não-verbal (55%).
Desenvolver a capacidade de compreender os outros e usar sinais não-verbais ajudará você a se conectar com os outros, expressar o que pensa, enfrentar situações desafiadoras e construir relacionamentos melhores em casa e no trabalho.
4. Gerenciamento de estresse
Em pequenas quantidades, o estresse pode ser muito útil e encorajador para o trabalho. No entanto, quando o estresse se torna constante e começa a surtir efeito, ele pode afetar a comunicação, a clareza de opinião e o comportamento e ação apropriados.
Se você melhorar as habilidades de gerenciamento do estresse, não apenas evitará aborrecimentos, mas também será capaz de influenciar a outra pessoa com quem está entrando em conflito.
5. Controle de emoção
Na comunicação, os sentimentos desempenham um papel importante. Tomar decisões afeta com mais frequência a maneira como você se sente do que como pensa.
Guiado por emoções, seu comportamento não verbal afeta a compreensão de outras pessoas e como os outros o entendem e percebem.
Se você não está ciente de seus sentimentos, você é guiado, não será capaz de expressar suas necessidades e experiências. Isso pode resultar em frustração, mal-entendido e conflito.
O controle das emoções fornece ferramentas para compreender os outros, você e as mensagens que envia.
Embora reconhecer os sentimentos torne isso simples, muitas pessoas têm fortes sentimentos de raiva, tristeza ou medo de serem empurradas para baixo do tapete.
Dessa forma, vê-se que as habilidades comunicação do gerente de projetos devem fazer parte da sua formação.
Também, fazem-se necessários os conhecimentos em gestão estratégica e de negócios envolvidos nos projetos sob sua gestão. Fica evidente que, no desenvolvimento de profissionais de gestão de projetos, cada vez mais as habilidades interpessoais têm um papel de destaque.
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Autor
Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil – BNB por mais de três décadas. É autor de seis livros, sendo os últimos três: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa, e O Guia Definitivo do Gerenciamento Ágil de Projetos: O Segredo da Hiperprodutividade. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 46ª Turma.
Contatos do autor
● (85) 9.9921-1675
● E-mail: Professor.Dr.Bezerra@bsbr.com.br
Referências
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 6a. Ed. – EUA: Project Management Institute, 2017.
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